教育研究資金不正防止計画

取組方針：

• 運営・管理に関わる者の責任と権限の体系を明確化し、周知・徹底を図り、学内外に公表する。
• 本学の役員や部局長等が担う管理責任者の明確なリーダーシップに基づく全学的な連携体制を構築する。
• 教育研究資金の管理責任者としての意識の向上を図る。

取組方針：

• 教育研究資金の不正な使用が行われる可能性が常にあるという前提の下で、不正を誘発する要因を除去し、不正を起こさせない風土を実現する。
• 教育研究資金の管理・運営に関するルールについて、教職員に対する研修を行い、基礎的な部分も含めて周知を徹底する。
• 不正事案に対する懲戒処分の基準等、事後対応に係るルールを明確に制定し、大学として不正に断固とした対応をとることを明らかにする。
• 公費である教育研究資金の執行・管理を行う者が持つべき意識について、教職員に徹底する。
• 不正経理の情報を公表し、同様の事態が起きないよう対応策を検討、周知し教職員に徹底させる。

取組方針：

• 不正に関するリスクとその発生要因を網羅的に把握・分析し、必要に応じて関係規則等を見直し、実施することにより不正の発生を防止する。
• 不正発生要因の把握・分析は、教育研究資金適正管理室（コンプライアンス室）が中心となって全学的な視点で行い、関係規則等の見直しを促す。

取組方針：

• 研究者を意図せざる不正やルール違反から守り、有効かつ効率的な教育研究資金の執行を実現する体制の構築を図る。
• 教員と取引業者の癒着の発生を防止し、不正につながるリスクを早期に捉えられるよう、教員発注に係る情報や予算執行状況をシステム等で適切に管理するなど、物品等の購入に際して当事者以外の者によるチェックが効く環境を構築する。そのためにも、取引業者に対し本学の不正防止に向けた取組への協力を強く求める。
• 旅費や謝金・給与等の支払いに際しては、出張や作業等を行ったことの事実を、事務職員が確認することの徹底を図る。
• 学生アシスタント等の作業従事者等に対して不正使用事例や通報窓口等の周知を行い、不正使用防止に対する意識の浸透を図る。

取組方針：

• 教育研究資金の不正に関する通報・相談窓口を有効に機能させるため、それらの使用方法や手続きの周知を徹底するとともに、通報・相談者を守る。
• 教育研究資金の効率的な運用のため、教職員の予算執行状況等の情報を予算責任者と事務職員が共有できる環境を構築する。

取組方針：

• 不正発生の可能性を最小にすることを目指し、不正発生のリスクを早期に発見できる全学的な視点から実効性のあるモニタリング体制を整備する。
• 教職員への各種ルールの浸透状況や、不正等の不適切な事例を適時に発見・把握し、適切な事後対応につなげるための体制、仕組みを構築する。

（1） 運営・管理に係る責任体系

• 最高管理責任者＝学長
  教育研究資金の予算執行について最終責任を負う者で、不正防止対策の基本方針を策定し、必要な措置を講じる。

• 統括管理責任者＝理事・副学長（研究担当）
  教育研究資金の予算執行について機関全体を統括する実質的な責任と権限を持つ者で、基本方針に基づき具体的な対策を策定し、実施状況を最高管理責任者に報告する。

• コンプライアンス推進責任者＝部局長
  部局における教育研究資金の予算執行について実質的な責任と権限を持つ者で、不正防止対策の実施、コンプライアンス教育の実施及び統括管理責任者への報告並びに構成員の管理・執行状況をモニタリングする。

• コンプライアンス推進副責任者＝部局長が指名する教員、事務職員
  コンプライアンス推進責任者を補佐する者。

（2） 予算執行に係る責任体系

• 予算責任者＝部局長
  部局における教育研究資金の予算執行について実質的な責任と権限を持つ者で、部局における教育研究資金の執行等についてモニタリングし、必要に応じて改善を指示する。

• 予算詳細責任者＝予算責任者が指名する教員（研究代表者等）
  予算詳細ごとに配分された教育研究資金について実質的な責任を持って予算を法令等に則って執行する者で、教育研究等業務の進捗、及び予算執行の状況を厳格に管理する。

• 予算詳細執行補助者＝教員、事務職員（事務補佐員等）
  予算詳細責任者の管理監督の下で、予算執行を補助する者。

（1） 物品の購入に係る基本的な流れ

1.

契約金額が50万円以上の場合は、予算詳細責任者からの契約依頼を受けた事務職員（契約事務担当者）が取引業者を決定し発注を行う。当該業者による研究室への納品時に事務職員が検収を行い、業者から証憑類を徴取の上、決裁を経て支払いを行う。

2.

契約金額が50万円未満の場合は、予算詳細責任者である教員が取引業者を選定し、自ら（または予算詳細執行補助者に指示して）発注書を作成（注）し、内容を確認の上、当該業者に発注の連絡を行う。取引業者は検収センターでの検収を経て研究室に納品する。予算詳細責任者（又は予算詳細執行補助者）は請求書等を受領後、物品等請求システムにより支払いのための依頼書を作成し、業者の作成した証憑類を添付して事務職員（契約事務担当者）に提出する。事務職員は決裁を経て支払いを行う。

（注）

次に該当する場合は「発注書」の作成を要しない。

• 生協で生協カードを使用して発注する場合
• インターネット又は指定された様式によるFAXでの受注の場合
• 出先で急を要する際など、発注書の作成が困難な立替払の場合

（2） 旅費の支出に係る基本的な流れ

出張は、旅行命令に示された用務内容、旅程に従い実施するもの。旅行後、旅行の事実関係を示す確認書類等を添付した出張報告書を作成し、出張者が当初目的であった用務を達成したことに関し、旅行命令権者の承認を得る。それを受けて出張者への旅費支給の手続きを行う。

（3） 学生アシスタントの雇用、給与等の支払いに係る基本的な流れ

教育研究等に係る支援及び補助の業務等を行う学生を学生アシスタントとして、研究業務補助（RA）、教育補助（TA）又は本学の業務の遂行に必要な支援業務に従事させる時の手続き及び支出については、以下のとおり。

いずれの場合であっても、雇用等を希望する教員は、作業従事者に対して作業の内容や手続き等の説明・確認を必ず行い、作業終了後は作業事実を確認し、その上で、作業従事者本人が事務担当者に自ら出勤表等を提出する。事務担当者による確認、決裁を経た後に、作業従事者本人から提出された振込依頼書に基づき給与等を支給する。

（4） 補佐員等の雇用、給与等の支払いに係る基本的な流れ

補佐員等を雇用する手続き及び、毎月の勤務報告・給与支給までの流れは以下のとおり。

公募を行い、2名以上（担当教員、事務職員）で選考をする。また、過去の本学勤務経験がある場合は、所属していた部署名や従事していた研究室名の履歴書への記載を必須とする。採用者を決定する前に、候補者の経歴を人事課において確認する。

採用時には、常勤職員同様の誓約書を提出させる。また、職員証受領時は、本人が受領して署名する。

さらに、各事務区等が中心となって、定期的に補佐員等の情報交換会を開催し、事務担当者と補佐員等とのコミュニケーションを図る。

集約化された事務職員の業務内容

• 予算詳細責任者からの指示を受け、50万円未満の物品購入・役務等に係る発注書の作成及び取引業者への連絡、発注簿の作成補助、物品等請求システムの入力補助、50万円以上の物品購入・役務等に係る契約担当部署との連絡・調整、物品管理業務に係る物品管理担当部署との連絡・調整（物品番号シールの貼付補助等）及びマーキングシールの返納手続きに関すること
• 出張者（予算詳細責任者）からの指示を受け、旅行伺い（出張申請書）手続き、旅費支給の書類整理、出張者への証憑類提出依頼

（1） 日常的なモニタリング

• 予算責任者による日常的・定期的なモニタリング
• 支払い手続きを通じた事実確認

（2） 内部監査室によるモニタリング（リスクアプローチ監査等）

（3） 教育研究資金適正管理室（コンプライアンス室）・不正防止対策推進委員会によるモニタリング
（不正防止計画の実施状況の確認・分析）

全学的な研修・説明会の開催

• 会計研修、コンプライアンス研修、科研費説明会、その他不定期に開催

HPによる情報提供（不正防止に向けた取組、不正防止計画等々）

• 公正な研究活動

相談窓口

• 研究支援窓口（Web版）

• 教育研究資金の適正な執行に関する相談窓口：研究支援窓口　内線2337

• 個別部署の相談窓口

コンプライアンス推進責任者による研修・説明会（部局単位での研修）

総合通報・相談窓口

住所：東京都目黒区大岡山2-12-1
電話・ファクシミリ：03-5734-7697
電子メール：sodanmadoguchi@jim.titech.ac.jp
受付時間：9:00～17:00（土曜日、日曜日、祝日、年末年始の休日を除く。）

（注）

学外の通報窓口の設置について検討。

平成26年度から実施した取組

• 予算詳細執行補助者に対し、ルールと責任について説明し、その上で誓約書を徴した。
• 教育研究資金を扱う教職員の研修会等への参加を義務化し、不参加の教員は研究費の申請・交付を認めないこととした。
• 学内統一基準の発注簿を作成し、四半期ごとに予算詳細責任者が署名の上予算責任者に報告することを義務化した。発注簿は、内部監査の際に活用しつつ、発注先選択の公平性・発注金額の適切性の確認に使用する。