教育研究資金不正防止計画

集約化された事務職員の業務内容

物品購入

教員（予算詳細責任者）からの指示を受け、100万円未満の物品購入・役務等に係る発注書の作成及び取引業者への連絡、物品等請求システムの入力補助に関すること

旅費支給

教員（予算詳細責任者）からの指示を受け、物品等請求システムの入力補助（旅行伺、出張報告手続き）、出張者への証憑書類提出依頼に関すること

平成23年度から実施した取組

• 「国立大学法人東京工業大学における教育研究資金の予算執行の責任に関する規程」を制定し、最高管理責任者・統括管理責任者・予算責任者・予算詳細責任者・予算詳細執行補助者の責任を明確にし、その役割の強化を図った。
• 各責任者、研究代表者等に対し、関係規則等を物品等請求システムの掲示板等で示すほか、各種会議、メールの手法を用いて、それぞれの責任と役割について周知・徹底を図った。
• 予算詳細責任者は、予算詳細執行補助者に対して責任と役割を説明することを義務化した。
• 事務局において予算詳細責任者の予算残額等の把握と検証を実施。内部監査等を通じて得られた結果は部局長等会議で注意喚起した。
• 教育研究資金の適正な執行に向けた「ハンドブック」等を作成し、配付。本学のHPに「公正な研究活動のために」というページを設け、行動規範、不正防止計画等とともに「研究費使用ハンドブック」を掲載。併せて通報・相談窓口も周知した。
• 新規採用職員向けのセミナーや説明会、FD研修などの場で、研究担当理事・副学長、コンプライアンス担当副学長等が、会計検査院決算結果報告等における指摘事項や不正使用の事例について紹介し、情報共有・意識の向上を図った。

平成24年度から実施した取組

• 「調達に関する国立大学法人東京工業大学の基本方針」を制定し、公開。1件当たり100万円以上の取引を行う業者から誓約書の徴取を開始した。
• 検収センター職員等の第三者が検収することによる牽制体制の強化を図った。
• 全ての納品（1万円未満含む）を検収することとし、平成25年1月から試行し、同年4月より完全実施した。

平成25年度から実施した取組

• 学生に支払われるTA・RA業務と事務補助業務の「業務時間表」を1枚の様式で個人毎に作成し重複防止を図ることとし、平成25年4月から実施した。

平成26年度から実施した取組

• 研究費の適正な管理のための規則として、「国立大学法人東京工業大学における教育研究資金の適正な運営・管理に関する規則」を制定した。
• 教育研究資金を扱う教職員の研修会等への参加を義務化し、不参加の教員は研究費の申請・交付を認めないこととした。（再掲）
• 物品納入等の経理面の改革として、平成27年1月から以下の改革を行った。（一部は試行を経て平成27年4月から実施）

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  教員発注上限額を100万円未満から50万円未満に引き下げた。

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  学内統一様式による「発注書」の使用と各予算詳細責任者の承認を義務付けた。

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  学内統一様式による「発注簿」の使用と各予算詳細責任者の確認及び署名を義務付けた。

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  物品等請求システムの使用者登録の見直しにより、システム上の発注権限の管理を徹底させた。

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  業者がいつ、何を納品等したかを明確にするため、納品台帳を備え付けた。

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  誤納品のリスク回避や発注者の責任の明確化等を図るため、発注書・納品書・納品物品の3つを照合する検収方法に変更した。

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  二重検収（物品の使い回し）等を防ぐため、納品物品に「シール」でマーキングすることとした。

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  特殊な役務における検収方法に、作業前もしくは作業中の状況も合わせて確認することを加えた。後日抽出により、専門的知識を有する者による監査も実施することとした。

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  検収体制の厳格化を図るため、「自己検収」を原則禁止とした。

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  業者が納品物品等の持ち帰りを行わないよう、納品車両を対象に出口確認（荷台の確認、出構記録表）を実施することとした。

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  取引業者に対し、本学と取引のある全ての業者から誓約書を徴取することとし、大学の求めに応じて必要な書類の提出に協力するなどの項目を加えた。誓約書を提出した業者をリスト化し、それ以外の業者への発注を禁止した。

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  不正に加担した業者への取引停止期間を、現行の「最長9月」から「最長24月」に延長し、不正行為の抑止を図った。

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  10万円未満で「消耗品」としていたもののうち、換金性の高い消耗品（パソコン）を少額物品と同様に物品管理することとした。

• 出張計画の実行状況等の把握・確認を徹底するため、平成27年度に以下の改革を行うこととした。

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  従来の出張報告書の記載項目及び内容の詳細化を図る。

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  出張計画どおりの用務遂行を確認するため、用務先対応者等のサイン等を含む出張用務等確認書の提出を義務付ける。

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  出張計画どおりに宿泊した事実を確認するため、宿泊証明書の提出を義務付ける。

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  出張計画どおりの経路によったことを確認するため、鉄道利用の際の特急券・急行券の提出を義務付ける。

• 補佐員等の孤立化を防止するために、各事務区等が中心となって情報交換会を招集し、研究費等についての情報提供や情報交換を行うこととした。
• 採用時に全教職員から誓約書の提出を求めることとした。誓約書には、以下の事項を盛り込んだ。

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  大学の規則等を遵守する

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  不正を行わない

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  規則等に違反して不正を行った場合は、処分及び法的な責任を負う

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  不正行為と思われる事柄を認識したときは、公益通報制度を活用し通報する

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  大学が指定する研修（講習・説明会等を含む。）に参加する

• 過去に本学で勤務経験がある場合は、応募時に提出する履歴書に勤務していた研究室名まで記入を求める。
• 学生アシスタントの勤務時間管理については、研究室でなく事務担当者が行うこととし、以下を行っている。

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  労働条件通知書は、学内便で研究室へ送付するのではなく、事務担当者から従事者となる者へ手交する。

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  業務を開始する前に、勤務時間報告の手続きなど留意事項を記載した書類を学生本人に渡して説明し、本人の署名を得て確認する。

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  勤務時間報告書の様式を改め、従事者名・教員氏名は、自署とする。

平成27年度から実施した取組

• 平成27年4月に、これまでのコンプライアンス室を改組して「教育研究資金適正管理室」が設置され、10月には研究推進部研究企画課に教育研究資金適正管理事務グループを新設、専任職員の人員増を図り、更なる運用体制の強化が図られた。

平成28年度から実施した取組

• 出張に関する命令等（服務）に関する責任の所在とそれに伴う旅費支給に関する責任の所在の明確化を図るため、旅費規則の名称を旅費支給規則に変更し、新たに旅行命令等規則を制定した（平成28年7月1日施行、平成28年4月1日適用）。
• 各部局・研究室内での研究倫理教育を推進するため、本学ホームページ「研究支援窓口」内に「研究倫理教育」ページを新設し、学内に周知した。研究不正防止のための研修会資料をはじめ、研究倫理教育に関する各種コンテンツ等を掲載した。

平成29年度から実施した取組

• ローカルルール見直しの趣旨を踏まえ、物品納入等の経理面の改革として、平成29年10月から以下の改正を行った。（一部先行実施）

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  立替金支払請求に必要な証拠書類は「支払事実を示す書類」とし、その要件を明文化した。これにより、要件を満たす限り証拠書類は1点で良いことを明確にした。また、インターネットを利用した取引について、これまで行っていた「価格、納入条件等において請求書による通常の支払いと比較して有利であること」が確認出来る比較資料の提出は求めないこととした。（H29年5月）

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  誓約書徴取除外対象業者の範囲を見直した。

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  発注簿提出頻度を四半期毎から半期毎へ変更した。

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  納品物品のマーキングシールは、対象物品を1万円以上から3万円以上へ変更し、また、マーキングシールの返却・管理を廃止するとともに、日付等のない簡素なシールにするなどの変更を併せて行った。

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  検収センターは、納品物の確認業務に特化するなど役割を明確化し、併せて役務検収における写真提出を廃止した。

• ローカルルール見直しの趣旨を踏まえ、出張時の必要書類について、平成29年6月から以下の改正を行った。

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  平成29年3月24日付文部科学省事務連絡「国立大学法人及び大学共同利用機関法人における研究費の管理・使用について」の趣旨を踏まえ、平成29年6月1日付けで旅行命令等規則を一部改正した。

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  出張報告における旅行事実を確認する書類の簡便化を図り、出張用務等確認書及び宿泊証明書を廃止、用務を行ったことが分かる資料のいずれか一つ提出を求めること等、大幅な改革を行った。

• 大学ＨＰ（教職員向けページ）内に、「公正な研究活動のための研修会」実施映像及び資料を掲載し、随時視聴できる環境を整えた。
• 学外通報窓口について、弁護士事務所と委託契約を行い、平成29年5月1日に設置した。これにより、公益通報者の状況に応じて、学内または学外のいずれか都合のよい窓口を選択できるよう整備した。