留学等海外渡航手続き

本学の学生が海外渡航をする場合、渡航前から渡航後に必要な学内手続きがあります。出張や私事渡航の学生も含め、海外渡航をする学生は全員、「海外渡航届」を提出する必要があります。留学や短期研修だけでなく、海外の学会に出席する場合や母国への一時帰国も対象となります。また、31日以上の研究・教育活動で渡航する場合は、「留学願」の提出が必要です。手続きは、東京科学大学電子申請システム(楽々WFⅡ)から行うものと、窓口に書類を提出するものがあります。

【留学等海外渡航手続き再開について】

オンラインでの申請手続きを停止しておりました「留学等海外渡航手続き」を10月7日（月）より、新システム（楽々WFⅡ：らくらくワークフローⅡ）にて再開いたします。

旧システム（T2APPs) で申請を行った方、システム停止期間中に紙様式で申請を行った方は、新大学サイトの「在学生向けお知らせ」をご参照ください。

手続きの流れ

渡航タイプと提出必須書類
渡航前
留学中
帰国後

留学等海外渡航手続システム(楽々WFⅡ)マニュアル

手続きの流れ

渡航タイプと提出必須書類

渡航タイプFinder で確認した渡航タイプ別で提出が必要な書類を以下の表で確認できます。

渡航タイプFinder

渡航タイプ	手続き開始の目安	海外渡航届	留学願	出発届	留学終了報告書	休学願
タイプA	渡航2－4週間前	●
タイプB	渡航2－3か月前	●	●		●
タイプC	渡航1－2か月前	●		●
タイプD	渡航2－3か月前	●	●	●	●
タイプE	渡航1か月前	●				●

「休学願」は楽々WFⅡでは提出できません。指定の様式を教務課窓口に提出してください。

「留学」と「休学」の違いについて

渡航前

時期
書類提出方法
担当窓口

海外渡航届の提出（すべてのタイプ）

海外渡航をする学生は全員提出が必要な書類です。
※次の学年または課程に進学後に留学をする、学部1年生、学部4年生、修士2年生は、進学により、システムの承認フローや学籍番号に変更が生じるため、自身のデータが新学年、新課程に更新されていることを確認の上、渡航手続きを進めてください。（旧学年、旧課程のまま、申請をしないでください。）
海外渡航が決まったら
楽々WFⅡ提出
国際教育課

楽々WFⅡで提出できる海外渡航手続きの書類

留学願の提出（タイプB/D）

原則教育・研究に関連する外国での31 日以上の活動の場合、提出必須です。

渡航2～3か月前まで
楽々WFⅡ提出
教務課

休学願の提出（休学して海外渡航する場合）

渡航1か月前まで
窓口提出
教務課

学士課程学生
休学願
留学計画書
受け入れ先の承諾書
予定する学修分野（留学先で取得する単位について東京科学大学で単位認定を希望する場合のみ）

大学院生
休学願
留学計画書
受け入れ先の承諾書
予定する学修分野（留学先で取得する単位について東京科学大学で単位認定を希望する場合のみ）

留学期間中における本学授業科目履修届の提出（希望する場合）

留学期間中に本学の授業科目の履修を希望する場合、提出が必要な書類です。

渡航２か月前まで
窓口提出
教務課

学士課程学生
留学期間中における本学授業科目履修届

大学院課程学生
留学期間中における本学授業科目履修届

出発届の提出（プログラム担当者が求める場合）

参加する留学プログラムに応じて提出が必要な書類です。楽々WFⅡの出発届作成の中で、誓約書も一緒に作成し、提出します。

渡航1か月前まで
楽々WFⅡ提出
プログラム担当者

海外旅行保険・危機管理サービスへの加入（私事旅行・出張を除く全員）

東京科学大学では、本学正規課程に在籍し、教育・研究のために海外渡航をする学生には、事件・事故及び病気等の事態に備えて本学が指定する海外旅行保険（治療・救援費用3,000万円以上、個人賠償責任1億円）および危機管理サービスに加入するようお願いしています。海外渡航届を提出した後に送付される確認メールで申込サイトのURLをご案内します。ただし、出張扱いの渡航の場合は、出張手続きの中で加入しますので、学生本人は加入しないようにしてください。

渡航2週間前まで
WEB申込
保険会社

安全な海外渡航のために

日本学生支援機構奨学金に関する手続き（奨学金受給中の学生の場合）

留学前に受給している奨学金がある場合は、各奨学金の規則により、所定の手続きが必要です。各奨学金の規則により、奨学金の休止、奨学生辞退等となる場合があります。

渡航前随時
窓口提出
学生支援課

奨学金受給に関する手続き

証明書交付願を提出（本学を通じた留学や奨学金の証明書を希望する場合）

渡航前随時
窓口提出
プログラム担当者

証明書交付願

留学中

時期
書類提出方法
担当窓口

近況報告書を提出（プログラム担当者が求める場合）

主に派遣交換留学プログラムに参加している学生は提出が必要です。

毎月10日まで
メール提出
プログラム担当者

近況報告書

帰国後

時期
書類提出方法
担当窓口

留学終了報告書の提出（留学願提出者）

渡航前に留学願を提出した学生が帰国後に必ず提出する書類です。

帰国後、添付必要書類が揃い次第
楽々WFⅡ提出教務課

終了報告書の提出（本学の留学プログラム渡航者）

帰国後1か月以内
メール提出
プログラム担当者

履修単位認定の申請(留学中に取得した単位の認定を希望する場合）

帰国後、提出必要書類が揃い次第
窓口提出
教務課

単位の規定

海外留学中の被害等報告(プログラム担当者が求める場合）

帰国後1か月以内
メール提出
プログラム担当者

海外留学中の被害等報告書

渡航前に「留学願」を窓口で提出した場合

事情により、留学前に「留学願」を紙様式で教務課に提出した学生は、帰国後、「留学終了報告書」を「楽々WFⅡ」で新規作成して提出してください。基本情報等、全て新規に入力することになります。提出した「留学願」の内容について確認が必要な場合は、教務課に連絡してください。

留学等海外渡航手続システム(楽々WFⅡ)マニュアル

留学等海外渡航手続きは東京科学大学電子申請システム(学内サービス名：楽々WFⅡ)で行います。留学等海外渡航手続きマニュアルを参照しながら、手続きを進めてください。